予実管理とは？管理の方法やポイントを解説
初めて予実管理に取り組む方向け
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「予実管理をどのように進めていくべきかわからない」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。予実管理は、正確かつスピーディーに行うことで適切な効果を発揮するため、やり方やポイントを把握しておくことが大切です。
今回は、予実管理のやり方やポイント、注意点などについて説明します。自社の予実管理に課題を抱えている方は、ぜひ参考にしてください。
予実管理とは
予実管理(予算実績管理)は、会計に関する業務の一つです。予実管理では、企業の予算と実績を管理・分析し、必要に応じて改善策の立案も行います。経営判断や企業活動を行う上で、重要度の高い業務といえるでしょう。
ここからは、予実管理の目的や必要性について説明します。混同されやすい言葉である予算管理との違いについても見ていきましょう。
予実管理を行う目的
予実管理の目的は、目標に対する過程を可視化し、分析することです。
目標を立てても途中経過をチェックしなければ、達成する見込みがあるのかわかりません。目標を確実に達成するためには、現時点でどのくらい実績をあげているのかを確認し、その結果によっては改善策を講じることが必要です。
予実管理では、予算と実績を比較して分析し、目標達成に向けた過程と、あとどの程度で達成するのかを数値で確認します。実績が目標に届いていない場合、今後どうすれば成果をあげられるのか改善策を立てることが予実管理の目的です。
予実管理と予算管理の違い
予算管理は、企業活動における予算計画そのものを意味します。一方、予実管理は予算と実績を比べて管理することを指します。
予算管理は、今年度や四半期など企業が中長期的に達成すべき数値目標を設定し、経営管理を行うマネジメントです。それに対して予実管理は、設定した予算と現時点での実績を比較してその差異を分析することで、予算管理のプロセスに含まれます。
どちらも経営管理の一つであるため大きな違いはありませんが、予算計画そのものなのか、または差異を分析することなのかが異なるポイントです。
予実管理と予算管理の違いについては、以下の記事をご参照ください。
＜参考記事＞ 予算管理と予実管理の違いは？目的・担当・社内への効果の違いを解説
予実管理の必要性
予実管理を行うことで、予算に対する実績を定量的に分析できます。そうすることで、予算と実績に大きな差異がある場合、なにがどの程度不足しているのかを分析し、対策を立てることが可能です。
例えば、分析によって単純に営業工数が足りていないのか、または営業ターゲットが間違っているのかなど、目標を達成できていない原因を明らかにすれば、今後の計画を適切に立てることができるでしょう。
さらに目標を達成しそうな場合も、なぜ好成績を収めているのか要因を分析できます。
また、上場企業の場合は予算実績対比表の提出が求められます。そのため、予算と実績を比較する予実管理が必要です。
予実管理のやり方
実績を正しく把握するためには、正しい方法で比較と分析を実施することが重要です。基本的に、以下の3ステップで行います。
- 予算目標を立てる
- 月次決算
- 分析・対策
ここからは、それぞれのステップでなにを行うのか具体的にチェックしていきましょう。
予算目標を立てる
予実管理では予算と実績を比較して対策・改善を行うため、まずは予算目標を立てることが必要です。
成長を見据えながら、企業として現実的に達成可能な目標を立てましょう。高すぎて手が届かないような目標ではなく、努力や工夫次第で達成できるレベルのものを設定することがポイントです。
月次決算
予算目標を立てそれを実行したら、月次決算を行いましょう。スピーディーに月次決算を行うことで予算との乖離を早期に発見でき、対策も立てやすくなります。
月次決算の内容は、社内のメンバーに共有しましょう。従業員が進捗を確認し、それに対する今後の努力目標を把握することが大切です。
予実差異分析・対策
最後に、予算と実績を比較して差異を確認します。予算との差異が生じた要因を分析し、具体的な改善策を立てて実行していきましょう。
予算と実績との差異を分析することで、「営業ターゲットが適切ではなかった」「経費がかかりすぎた」など具体的な課題を見つけていきます。そうすることで、より効果的な改善策を立てられます。
なお、売上額だけではなく営業利益に着目して予算と実績の差異を確認しましょう。売上が高くても、経費が高すぎれば赤字になってしまいます。
予実管理のポイント
予実管理を効果的に実施するためには、いくつかのポイントをおさえる必要があります。ここからは、おさえておくべき5つのポイントを紹介していきます。
適切な予算設定をする
高すぎず低すぎない、現実的な予算を設定しましょう。
あまりに高すぎて達成できない非現実的な予算では「どうせ達成できない」と考えてしまい、従業員のモチベーションが低下しかねません。反対に目標額が低すぎると、努力をしなくても簡単に達成できてしまうため、売上を伸ばそうとする意欲が欠落してしまいます。
簡単には達成できないものの、努力とやり方次第では達成できる程度の目標値にすることがポイントです。
定期的にリアルタイムで進捗をチェックする
週次や月次など、定期的に進捗をチェックしましょう。
市場は競合他社の動きなどによって刻一刻と変化しています。予実管理の数字は、実績から時間が経つと意味を成さなくなるため、リアルタイムで把握しておくことが重要です。
週次、月次などタイミングを決めて定期的に進捗を確認し、そのときの状況に応じた現実的な改善策を考えていきましょう。
情報管理の環境整備を行う
エクセルの予実管理表や、専用のシステムを活用しましょう。
環境が整っていないと正確な分析ができず、予算達成も難しくなります。そのため、情報管理を行う環境を整備しておくことが重要です。
このとき、複雑すぎるシステムでは従業員がうまく活用できません。環境の整備は各部署がスムーズに情報を入力し、予実管理が浸透するように行いましょう。
情報管理に適したツールに関しては、次章で詳しく説明します。
予算とのズレは原因究明をする
予算と実績にズレが生じている場合、必ずその原因を確認しましょう。
企業活動の結果は、さまざまな要因に左右されます。そのため、予算と実績にズレが生じてしまうことは避けられません。大切なのはデータを分析して、なぜズレが生じたのかを確認することです。
原因を究明することで、適切な改善策が立てられます。
PDCAサイクルをまわして改善する
予算と実績のズレを確認したら、PDCAサイクルを活用して改善していきましょう。「Plan ：計画」「Do : 実行」「Check : 評価」「Action : 改善」の4つから成るPDCAサイクルを活用することで、より効果的に予実管理の分析から改善までを行えます。
具体的には、まず予算を設定しそれに向けて企業活動を行います。そのうえで経過を集計・分析し、足りていない部分を改善する計画を再度立てて実行していく流れです。やみくもに行うのではなく、こうしたサイクルで分析と改善の精度を高めていきましょう。
予実管理に役立つツールとは？
正確に予実管理を行っていくためには、環境整備をすることが大切です。
役立つ予実管理ツールを3種類紹介します。それぞれの特徴を確認し、自社に合ったものを導入しましょう。
エクセル・Googleスプレッドシート
エクセルは、Microsoft Officeを導入しているパソコンであれば使用できるため、多くの企業では追加のコストを割くことなく導入できるでしょう。Googleスプレッドシートは無料で利用できます。これらのツールは、低予算で予実管理をスタートしたい場合の有力な選択肢と言えるでしょう。
また、操作方法も一般に浸透しており、日常的に使い慣れている人も多いため、従業員が短期間で使い方を習得できる点も、スムーズな運用開始を図るうえで有利に働きます。
ただし、予実管理に特化したツールというわけではないため、データが重いと読み込みが遅くなり、集計に時間がかかります。それによって、集計内容がリアルタイムの情報ではなくなる可能性もあるでしょう。さらに入力ミスや集計ミスなど、人的なトラブルによって正しい分析ができないケースがあることも難点です。
専用のシステム
予算管理や予実管理に特化した専用のシステムもあります。
エクセルやGoogleスプレッドシートと比較して導入に費用はかかりますが、大容量データもスムーズに処理でき、高度な分析も可能となるなど、メリットも多いツールです。システムによって機能は異なりますが、一般的に以下のようなメリットがあります。
- 外部連携をして他のシステムからデータを自動で取り込める
- 大容量のデータでもスムーズに処理できる
- リアルタイムにデータを取得できる
- 高度な分析機能も備わっている
例えば、予実管理クラウドのDIGGLEなら、属人的なエクセル業務をなくしてリアルタイムに予実を分析でき、データに基づいた経営判断が可能になります。専用ツールを検討している方は、ぜひチェックしてみてください。
CRM・SFAツール
CRMやSFAといったのツールを活用すれば、予実管理にかかる工数を削減できます。
CRMとは、「Customer Relationship Management」の略で、「顧客関係管理」や「顧客関係性マネジメント」を意味し、企業と顧客の関連性を管理します。
SFAは「Sales Force Automation」の略で、「営業支援システム」などと呼ばれるシステムです。営業メンバーの行動管理に用いられるほか、営業データの分析にも利用が可能となります。
予実管理の注意点
予実管理は目標を達成するために重要ですが、そればかりに注力していると、適切な結果を得られません。ここでは、予実管理を行う上で注意すべきポイントを、3点紹介します。
差異の分析作業ばかりに注力しない
予算と実績の差異を分析することばかりに注力せず、なぜこの結果になったのか、目標に近づけるためにはどのように業務を進めるべきなのかを分析しましょう。
分析する作業は、あくまでも目標達成のための方法を明らかにするための手段であり、PDCAを回す過程のうちの一部にすぎません。そればかりをやっていても目標達成はできないことを理解しておきましょう。
予算にこだわりすぎない
最初に決めた予算にこだわりすぎず、必要に応じて修正も考えましょう。
予算達成にこだわりすぎると、従業員が疲弊してモチベーションが下がってしまいます。また、目標値に合わせて実績を水増しして報告する恐れもあります。
予算と実績の乖離が大きい場合、そもそも予算数値自体が現実的でない可能性もあるでしょう。予算は年度や四半期の最初に立てるものであり、日々変化する市場のなかでは修正が必要な状況になる場合もあります。
実績や市場の動向などに応じて、予算の修正も視野に入れておくことが、企業の成長には重要です。
目の前の実績数値にとらわれすぎない
予実管理を行う目的を明確化して、それに沿った対策をとっていきましょう。
「今月どうだったか」「今月未達だった」という目の前の数値ばかりにとらわれると、進捗管理とテコ入れを繰り返すことになります。毎月テコ入れを繰り返し続けていると、従業員は疲弊する可能性があり、モチベーションやパフォーマンスが低下しかねません。
予実管理は、中長期的な目標を達成するためのものです。目的を明確にし、それを従業員のあいだで共有した上で予実管理を行いましょう。
まとめ
予実管理とは、予算と実績の差異を分析することです。分析の結果を受けて目標達成に向けた改善策を検討し、実行していきます。
正しい方法で予実管理を行うことにより、目標の達成や企業の成長につながります。そのためには、従業員全体に予実管理を浸透させることが重要です。
従業員が正確かつスムーズに実績を入力し、正しく分析を行っていくためには、予実管理システムの導入もおすすめです。DIGGLEでは、リアルタイムで予実分析を行い、よりスピーディーな経営判断を実現します。企業で予実管理を担当している方は、ぜひチェックしてみてください。
