予実管理表はどう作る？エクセルでの作り方・見やすいフォーマット【テンプレート付】
予実管理表を作成するとき、どのような項目を記入したらよいか、どのように比較分析を進めればよいかお悩みの方もいると思います。また、効果的な予実管理表を作成するためのポイントを知りたい方もいるのではないでしょうか？
この記事では、予実管理表の作り方や見やすいフォーマット、予実管理表のポイントを紹介します。また、予実管理表のExcelテンプレートもご用意しましたのでぜひご覧ください。
予実管理表とは
予実管理表とは、予実管理をするときに必要な数値を表にまとめたものです。
経営目標とした予算に対する実績を記入し、進捗率や達成率を把握することを目的としています。経営目標がどれだけ実現しているかを見るために効果的です。予実管理表がないと、目標に対してどれだけ到達しているかがわからないため、経営戦略の立案とフィードバックをするためには欠かせません。
なお、予実管理そのものについては以下のページにて詳しく紹介します。
予実管理とは。ツール選定より意義、進め方と運用ポイント解説。
見やすい予実管理表の作り方
ここでは、Excelやスプレッドシートのような表計算ソフトで、見やすい予実管理表の作り方をまとめました。表計算ソフトを使って予実管理を始めたい方はご参照ください。
予実管理表を作成する方法を決める
まずは、予実管理表を作成するためのツールを決めましょう。
多くの方がExcelを想像すると思いますが、実はスプレッドシートが有効です。自分ひとりで予実管理をする場合を除き、経営戦略に関わるため、経営層に進捗率を共有したり、各部門の担当が情報を更新したりする機会もあると思います。
予実管理を効果的に運用するなら、共有しやすさを意識することがポイントです。
予実管理表に必要な項目を決める
予実管理表に記入すべき項目は、売上や売上原価、販売費および一般管理費などが考えられます。明確なルールはないので、自社の分析に必要な項目を分析しやすい状態にしましょう。
例えば、売上・売上原価・売上総利益・販管費・営業損益・営業外損益・税引前利益（または損失）などが考えられます。もし販管費を掘り下げて分析するなら、給与手当や福利厚生費、交際費などを具体的に分類しましょう。
予実管理表に比較項目を記入する
予実管理表には比較対象となる予算と実績、時間軸を記入します。例えば、当月予算や当月発生した実績、前年同月比の実績などが考えられます。比較分析したい項目や期間を念頭に置き、現在進行している期間が、どのように変化しているのかを抑えられるようにすることがポイントです。
予実管理表に実績を記入する
予実管理の項目を設定したら、実際の数値を記入しましょう。
当月実績は手動での入力になりますが、前年あるいは前月との差額や予算比などは、計算式を入れておくことをおすすめします。ヒューマンエラーも減り効率的だからです。
このとき、一部の数字が財務データと一致しないと感じる方もいるかもしれません。財務会計が税務や簿記のルールに則って作成されているのに対し、管理会計では、経営判断のために異なる計算式や集計方法を使って評価することがあるからです。
目的上、予実管理においては管理会計を使用することが多いと考えられますが、企業ごとの判断に応じて、使用する数字は変更してください。
管理会計になじみがない方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
計算式・関数を入力する
前述のとおり、差額や実績は手打ちするよりも計算式を組んでおくのが便利です。特に、当月実績と予算は比較できるようにしましょう。例えば、実数だけでなく、予算に対する進捗率の%を記入してもよいでしょう。
頻出の数式やデータ入力方法については、こちらの記事をご参照ください。
予実管理表を作成するときのポイント
予実管理表を作成するときのポイントをまとめました。
- 年次・月次で予実管理できるようにする
- 予実が比較しやすい表にする
それぞれ見てみましょう。
年次・月次で予実管理できるようにする
予実管理は部門または商品単位で、年次・月次に分けて予算を立てることが大切です。
年間予算の設定は前年度の実績を参考にしながら、自社の成長目標に合わせた数値にするとよいでしょう。自社が参入している業界の市場成長率や上場企業のIRなどをもとに、最適な目標を設定してください。
作成した年間予算の達成に向けた月次予算を策定したら、月次で予実管理を行います。毎月進捗を把握することで、予算と実績の乖離を発見、軌道修正できるからです。
予実が比較しやすい表にする
予実管理表を作成して記入が進んだら、予算と実績を徹底的に比較しましょう。予算と実績が乖離しているポイントに企業経営の課題が潜んでいるからです。予実の乖離がわかりやすいように、よい点と悪い点が比較しやすい表を作ることをおすすめします。
見落としがちですが、予実の乖離は悪い数値ばかりに目を向けるものではありません。実は、よい方向に予実が乖離している可能性もあります。この場合、よい数値が出ている原因も分析し、さらによい結果を出すためのネクストアクションを考えるようにしましょう。
予実管理表のエクセル・スプレッドシートテンプレート
本ページでご紹介した予実管理表のExcelテンプレートは、以下のページからダウンロードしていただけます。多少のチューニングは必要ですが、スプレッドシートにアップロードしてもご使用いただけるので、予実管理表を使ってみたい方は以下より取得してください。
まとめ
予実管理の表の役割や作り方、注意点について解説しました。見やすい予実管理表を作成できると、予実の乖離と、そこから導き出される企業経営の課題を発見しやすくなります。企業の成長につながるヒントがあるため、ぜひ予実管理表を作成し、社内で議論する材料にしましょう。
監修者プロフィール
鈴木一貴
公認会計士
1985年生まれ。静岡県静岡市在住。大学在学中に公認会計士試験合格後、2009年3月に監査法人トーマツ（現有限責任監査法人トーマツ）に入社。その後、2019年7月に同社を退職後、2019年8月に鈴木一貴公認会計士事務所を設立、独立開業。
