予実管理担当者とは月１の打ち合わせで関係の質を向上させる　予実管理tips#6

DIGGLEアンバサダーの青木です。
予実管理について、10回シリーズでみなさんにtipsを共有していければ幸いです。

「詰める」役割だからこその弊害

経営企画の仕事は、経営サイドと現場との板挟みになる仕事であるがゆえに、時に辛い役回りを果たさなければならないことがありますよね。営業現場からすれば、自分たちが達成しなければならない目標を決めている人たちです。そしてスタッフからすれば、大事な予算を握っている人たちでもあります。組織の中では横並びの関係性であるはずなのに、役割として主従関係のようになってしまうこともあります。

また、予算を外したり、目標が未達で終わると、その説明責任を経営サイドから求められるため、どうしても現場を詰めざるを得ないこともあります。私も新卒から自分より10個以上年上の組織長を相手に、「なんでこの数字ズレたんですか？」と聞かなければならない状況の時には、内心そんなこと聞けないよ…とくよくよとしていた時もありました。

今回は、そんな役割を担う経営企画だからこそ、必要になる現場との「関係の質を高める」ための方法についてのお話です。でも、この方法、実はすごくシンプルなんです。それは現場の予算管理をしている人たちと、月１回必ず対面で打ち合わせをすること。

なぜ対面での打ち合わせが必要なのか？

どうしても経営企画の場合、Excelを通してファイルをやり取りするだけで終わってしまうことも多いですよね。特に予実差異の説明は、毎月現場の方に内容を記載してもらい、それを経営企画が確認して必要があれば連絡して詳細を聞く、にとどまることも多いのではないでしょうか？
もちろん、毎月大きな数値の変動がないような部署であればそれでもよいと思います。でもファイルのやり取りだけになると、どうしても「現場のことをよく知らないくせに詰めてだけくる」と思われてしまうこともあります。そう思われているだけならまだよいかもしれません。

でも、こうした小さな歪みが元で関係の質が悪くなると、今度は経営企画に対して予実差異の説明をごまかしたり、また大事な予算の進捗についてちゃんと報告してくれなくなったり、あらゆるところに影響が出てしまいます。
現場の方には、経営企画が直接関われないからこそ、本来であればあらゆる現場で起きている変化を報告してもらわなければなりません。

ですから、各部署の予算を管理していたり、実際に使っている方とは、ちゃんと月１回、特に予実差異が大きく出なかったとしても、対面で確認する場が必要なのです。対面で会話すれば、自然と「そうか、予実がぶれると迷惑をかけてしまうんだな」と、予算管理の重要性を周知徹底することもできます。

また、やはり人と人の仕事ですから、お互いに顔が見えたほうが、同じように詰められたとしても、「○○さんも大変なんだなぁ」と心情も含めて理解してもらえることもあります。経営企画の仕事は、思っている以上に現場からは経営サイドに近い印象があり、何をしているか見えづらい部署です。だからこそ、対面のコミュニケーションを丁寧に、積み重ねていくことで関係の質を担保し続けることが必要なのではないかと思っています。

予実は会議室で管理してるんじゃない！

経営企画は社内営業の極みのような部署だと思っています。経営サイドの意思をしっかり理解しながら、同時に現場に動いてもらえるように手を尽くしていく。

「予実は会議室で起こっているんじゃない！現場で起きてるんだ！」と言えるぐらい、能動的に現場をグリップできる経営企画でありたいものですね。

著者プロフィール

株式会社Loveable 代表取締役 青木想
2007年3月 慶應義塾大学総合政策学部を卒業後、同年4月に株式会社リクルート（現リクルートマーケティングパートナーズ）に入社。計数管理、事業戦略立案から法務、総務業務、サイト設計など、リクルートの企画職を9年間経験。その後2016年6月から外資系金融機関の営業職へ転職。初年度新人コンベンションで1387人中3位、女性営業マン1位を獲得。MDRTに該当。2018年2月に株式会社Loveableを設立。主にミドル〜レイターステージのベンチャーの1→100を支援する経営企画として、収支管理、KPIマネジメントから業務フロー改善、営業組織の型化などのサービスを展開。