月次会計徹底の要は”経費処理担当者”　予実管理tips#8

DIGGLEアンバサダーの青木です。
予実管理について、10回シリーズでみなさんにtipsを共有していければ幸いです。

第8回は、「月次会計徹底の要は”経費処理担当者”」です。

予実管理の大敵「月ずれ・処理漏れ」

経費の月ずれ、請求書の処理漏れ、処理遅れ…些細なように見えて、一番予実管理担当者の頭を悩ませるのが、この経費精算や請求書対応の処理なのではないでしょうか？
月次確定のPLを見ると、見通しに対してあまりに経費が少なすぎる。おかしいなと思って元帳を調べなおすと、今月請求が来るはずの経費が載っていない…。現場に確認すると、あ、すみません…と請求書が机の上から出てくる…
「ん？！なんで処理してないのよ！」と問い詰めそうになるところをぐっとこらえた…
というような経験が、予実管理担当者であれば一度はあるのではないでしょうか？現場に意識して対応してもらわないと進まない部分も多いため、組織で月次処理の徹底が浸透していないと、なかなか難しい部分だなぁといつもこの手の話を聞くと感じています。
でも実は、この問題を水際で防波堤として機能してくれる人たちがいます。それが、経費処理担当者なのです。

経費処理担当者に情報が集約している

部署にいらっしゃる経費処理担当者の方は、基本的には毎月同じ処理をしていますよね。そうすると、今月そういえばこの請求書が来てないな、ということに、実はいち早く気づくはずなんです。また、長くいらっしゃるような方の場合、現場のこともよく見ていたりします。誰が大体いつ請求書を持ってくるか、また誰が持ってくるのが遅かったり、忘れたりしやすいかにも、敏感です。ですから、現場に最も近い経費処理担当者の方を巻き込むことが非常に重要なのです。

私も管理会計の部署にいたころは、経費処理担当の派遣さんに色々なことを教えてもらっていました。新卒の頃などは、入ってきたばかりの私なんかより、全然経験の長い彼らの方がよく現場を知っていますから、何か処理が漏れているのでは？と気づくと、教えてくれるんです。また、逆にどうしてもこれは処理漏れして欲しくない、こうやって精算してほしい、という場合は、彼らを巻き込んで事前に伝えるようにしていました。そうして、経費処理担当者の方にもアンテナを張ってもらえるようになると、次第に、「次からは遅れないでね」「ちゃんと期日までに精算しないとダメだよ！」と現場に発信をしてくれるようになります。これがまさに、現場に月締めの認識を持ってもらうための浸透効果につながるのです。

経費管理の「風紀委員」

ですから、経費処理担当者の方を巻き込み、経費精算における「風紀委員」の役割を担ってもらうことが大事です。どうしても、経営企画はそこまで現場と細かな接点を持つことが難しいこともあります。また経営企画の人が、ちゃんとやってください、と言うと、どうしても現場から離れた管理側の立場の人が、現場のことも知らずにタスクを増やしてくる…と思われてしまうこともあります。ですから、実際に現場で毎日、毎月処理をしてくださっている経費精算担当の方に、「ちゃんとやってね」と経営企画の代わりに発信してもらえることはとても重要なことです。

予実管理担当は、いかに現場を巻き込めるか、がとても大事な仕事です。経費処理の担当の人も見方につけて、月ずれや請求漏れを防ぎ予実の精度を上げるきっかけにしてもらえたら嬉しいです。

著者プロフィール

株式会社Loveable 代表取締役 青木想
2007年3月 慶應義塾大学総合政策学部を卒業後、同年4月に株式会社リクルート（現リクルートマーケティングパートナーズ）に入社。計数管理、事業戦略立案から法務、総務業務、サイト設計など、リクルートの企画職を9年間経験。その後2016年6月から外資系金融機関の営業職へ転職。初年度新人コンベンションで1387人中3位、女性営業マン1位を獲得。MDRTに該当。2018年2月に株式会社Loveableを設立。主にミドル〜レイターステージのベンチャーの1→100を支援する経営企画として、収支管理、KPIマネジメントから業務フロー改善、営業組織の型化などのサービスを展開。