株式会社チームスピリット｜予算状況や見込のリアルタイムでの把握が可能に。迅速かつ適切に経営判断をできる体制が実現した。

働き方改革プラットフォーム 「TeamSpirit」シリーズを開発・提供する株式会社チームスピリットでは、予実管理に「DIGGLE」をご利用いただいています。この記事では、「DIGGLE」導入までの経緯や実際にどうご活用されているか、さらに今後の期待について、同社で予実管理業務を担当されている、戦略企画室経営企画チーム チームリーダーの審 恭輔さんと、エキスパートの山岡 幹根さんにお話をお伺いしました。

導入背景

スピーディな経営判断のために、予実のリアルタイムでの把握が不可欠だった

まずは「DIGGLE」導入前に感じられていた課題を教えてください。

審：私が経営企画チームに入った当時は、予算管理について体系だった仕組みがなく、期初に立てた予算をどう執行しているかが把握できず、予算アイテムごとの消化状況も把握できていない状況でした。そこでまずは各チームに予算アイテムごとに記載したエクセルの管理シートを割当て、毎月それぞれの予算アイテムに対して消化実績と将来の見通しを記入してもらい、各チームの予算が計画通り執行されているのか、余分な予算はないかをモニタリングすることから始めました。月次決算が確定したところで、各チームに予算アイテム毎の実績を還元し、それを直接転記してもらうことで、各チームに予算（投資）を計画通り実行・管理していくことを徹底してもらいました。

各チームに段々と「予算管理を適切に行おう」「予算の執行状況をウォッチしよう」という意識が根付いてきたのですが、いかんせんエクセルの集計と管理が大変でした。これを可能な限り再現性の高い状態で、かつ業務が私に属人化していたので標準化させないといけないという課題もあり、この手法をそのまま移行できるシステムを探しました。これが、「DIGGLE」導入を検討するに至った背景です。

そのときは、属人化の解消と業務工数の削減が解決したかった課題でしたか？

審：そうですね。あとはエクセルでの運用は即時性に欠けました。我々のようなベンチャー企業においては、経営戦略を実行するためにスピーディに投資判断を行うことが非常に重要で、期初に決めた予算が実行されているかウォッチすること、期中にどんどん生まれるアイディアに対する投資の是非をスピーディに判断することが求められます。そのため、予算の再配分が柔軟にできる仕組みをつくる必要があり、 予実のリアルタイムでの把握が一番の課題でした。その次が、属人化の解消／業務の標準化です。

選定理由

「DIGGLE」は各チームで予算の詳細まで進捗管理できる

御社はかなり課題感の解像度が高かったのですね。その中で当社の製品をご採用いただいた理由を教えてください。

審：我々の一番の目的は成長戦略をいかに最速で実行していくかだったので、アイテムごとの進捗把握ができ、 それを各チームが随時更新することで常にリアロケーションできるシステムを求めていました。「100万円予算はあるが、あまり使わないから80万円にしよう」といったことが複数あると、新しい投資にアロケーションできるため、アイテムごとにリアルタイムで進捗管理ができるかどうか、担当チームが直感的に使えるUIかどうかが、極めて重要な選定のポイントでした。その点を満たしており、また我々がエクセルで行っていた業務フローをそのまま移行できるシステムは「DIGGLE」だけだったと思います。

活用効果

全社的な工数削減とリアルタイムでの予実把握、脱属人化を同時に実現

実際に「DIGGLE」を導入されてから、業務フローはどのように変わりましたか？

審：まず集計作業をしなくてよくなったことで、圧倒的に業務負担が軽くなりました。あとは財務会計とのリンクがすごくスムーズになりました。以前だと財務会計のデータをエクスポートしてチームごとに還元する作業を手作業でやっていたのですが、今は総勘定元帳を「DIGGLE」にアップロードすると、予算アイテムごとに設定した予算コードで自動的にマッチングされて実績が入るので、経理チームが担当チームごとに実績を切り分けてデータ還元する手間と、担当部門が実績を直接入力する手間、そして経営企画チームが入力データのチェックをする手間がなくなりました。正しい実績が入ることは正しい見通しの作成にも繋がるので、その効果も大きいと思います。

先ほど課題として仰っていただいた、リアルタイムに予算を再配分できる仕組みに関しては何か変化はありましたか？

審：あります。各チームには、予算に変更がある度に「DIGGLE」を更新してもらっているので、通期の営業利益の見込が日々アップデートされる状態になりました。投資余力がかなりクリアに見えるようになり、期中でも、新しい戦略投資を柔軟に意思決定できるようになりました。

我々のようにリソースが限られているベンチャー企業においては、戦略の優先順位によって予算を配分しているので、各チームが目的の違う予算の振替を行うことは禁止しています。ですので、各チームからの追加予算案や予算振替のリクエストは、会社の状況や戦略の優先度に応じて適正な決裁権限に基づいて決裁しています。投資金額の大きいものでも、タイムリーに決裁できる仕組みを整えています。規律と柔軟性を両立させた予実管理が、「DIGGLE」によって非常に上手く回っていると思います。

山岡：予算の振替や再配分は、エクセルベースだと今ほどのスピードではできないと思います。あとはどういった変更があったのか、エクセルであればバージョン123….と振り返らなければならないところを、「DIGGLE」だとリアルタイムに「どこからどこにいくら反映してこういう金額になりました」というのが一覧で見えるのも良い点だと思います。

属人化をなくすということに関してはいかがでしょうか？

審：これも大きく改善されました。山岡さんは2021年の7月にジョインして、翌8月に「DIGGLE」の導入担当になり、そのまま予算管理業務をやってくれていますが、入社してすぐのメンバーでも時間をかけずにキャッチアップできる仕組みになっています。

さらに、当社のサービスである「TeamSpirit」との連携で、ガバナンスの観点でももう一段階進化した運用を実現しています。「TeamSpirit」の電子稟議の中に「DIGGLE」の予算ページのリンクを貼る運用にしており、申請されてきた稟議がきちんと予算確保されているかどうかの確認と、予算オーバーしていないかの確認を都度チェックしています。 あとは経費申請も「TeamSpirit」を使っていて、経費の申請時に、申請する費用は「DIGGLE」の予算IDのどれに当たるのかを記入してもらっています。そうすることで、一気通貫で予算の執行状況をモニタリングすることができています。

今後の期待

コミュニケーション機能とダッシュボードの可変性がより充実すると嬉しい。

大変ご活用いただいていてありがとうございます。最後に「DIGGLE」の機能やサービス全般に対して、今後期待することを教えてください。

山岡：「DIGGLE」上で予算管理に関するコミュニケーションを完結できるようになるとより良いと思っています。 例えば、トップページのところに予算管理側から伝えたい事項を表示したり、スケジュールや留意して欲しい事項などを表示したりできる機能があると良いですね。あとは予算に対するコメント機能を、月別やチーム別に絞り込む機能もあると有難いです。

審：私はダッシュボードの可変性がもっとあると良いなと思っています。経営会議は「DIGGLE」を開いて説明すれば終わりという状態になっていくとさらに便利になりますね。