エクセルの限界から解放され、子会社9社のローリングフォーキャストを実現

株式会社ラバブルマーケティンググループは「愛されるマーケティング(Lovable Marketing)」をコンセプトに、SNS運用支援や新規事業開発、インバウンドプロモーションなど、時代に即した幅広いマーケティングサービスを展開している企業グループの管理会社です。

同社では、グループ子会社9社の経営管理をされており、「DIGGLE予実管理」をご活用いただいています。この記事では、「DIGGLE」導入前の課題や導入後に得られた効果、今後ご期待されていることなどについて、経営企画室の寺戸さんと飯田さん(以下、敬称略)にお話をお伺いしました。

導入背景

「頻発する不定期・不定形のレポート」と「合わない数字」。直面していたエクセル管理の限界

最初に経営企画室の役割と、お二人の業務についてご紹介をお願いします。

飯田：経営企画室は連結予算の作成や予実管理、取締役会の運営、広報、IR、M&A推進、法定開示といった業務を担っています。

そのなかで私たちは内部監査や連結予算などに携わっています。私はシステム会社出身でデータベースやプログラミングの知見が一定あり、寺戸は監査法人出身の公認会計士です。「DIGGLE」導入後は、システム面を私が、数字の検証は寺戸が担当する形で役割分担をしています。

寺戸：経営企画の仕事には、経営層から「◯◯のデータが見たい」「AとBのデータを比較して出して欲しい」といった突発的な依頼も含まれます。なぜそのデータが必要なのか、背景を十分に把握できないままデータを集めなければならないケースも少なくありません。

特に粒度が揃っていないような「そのまま更新ができないデータ」がある場合、事前のデータ加工や、加工後のデータチェックも必要です。使えるデータを用意するだけで数時間費やすことも多々ありました。

要求する側は「簡単でいいから」と言いつつ依頼されているかもしれませんが、その「簡単」を実現するためには、毎月正しくデータ更新できる仕組みが必要なのです。

飯田：エンジニアの視点で見ると、比較するデータの整合性が取れておらず悩まされることが多いです。特に、すでにクロス集計されたデータ同士を加工するのは非常に煩雑です。しかし経営層には裏側の細かい仕組みなどはお伝えしているわけではないので、突発的に「今日中にデータが欲しい」と言われることもあります。「自分のやり方に工夫が足りないのかもしれない」などと途方に暮れることも少なくありませんでした。

データの整合性さえ取れていれば負担も軽減するのですが、「SQLなどでデータベースを独自に組んで運用すると、エクセルしか使えない多くの社員は触りづらくなる（加えて、メンテナンスが属人化する）」一方で、「エクセルをベースにしたままだと、集計とデータ整形が煩雑すぎていつか物理的な限界を迎える」というジレンマを抱えていました。

そのようなジレンマを解消するために、予実管理システムを検討されたのですね。

飯田：そのとおりです。当社は経営の成長戦略としてM&Aに積極的に取り組んでいますが、当社フォーマットとは異なる新たな予実データが期中に発生しそれを統合していく話になるので、既存の勘定科目と整合していく作業はなかなかに苦労があります。送られてくるクロス集計データをエクセルに取り込むだけでも、行項目の間に「売上比〇％」など計算用の行が混在していることもありますし、セルの値も長い関数が入っていて集計数字の整合性が取れないなども頻繁にあります。集計ミスの可能性を孕む中で確認作業も追いつかず、集計数字への信用性が低下していたので、何らかの専用システムの導入が必要だと考えました。

M&A先の管理会計を統合するPMIもお二人の仕事なのですね。

飯田：はい。当社は現在グループ子会社が9社いますが、7社のときは1社あたり4枚、合計28枚のエクセルシートで運用していました。それも、1シートあたり3万セルほどあります。そうなると、集計エラーがあった際にどこでエラーが発生しているのかを突き止めにいくだけで毎回結構な労力になります。エラーの原因を探しにいくと、集計セルに「値貼り付け」がされていたり、集計フォーマットから列をずらされていたりなど、計算式修正のために泣きそうな気持ちで作業をしたこともありました。

寺戸：ただでさえ扱うシート数が多い上に、新しい会社が増えるたびに集計が合わなくなる。見込が日々変動するなかで、どの会社の数字が、どのような要因で増減しているのか追いきれない状態でした。

飯田：予算と実績のデータをもとにグラフ化するシステムを独自で作って運用しようとしたこともありましたが、次々に上書きされるデータを取り込めない状況でした。

選定理由

事業責任者に負担をかけさせない、現場への定着を最優先した選定

システム導入にあたり「DIGGLE」以外のサービスも検討されたと思います。そのなかで「DIGGLE」をお選びいただいた決め手は何だったのでしょうか。

飯田：「DIGGLE」の他に2社のサービスを比較検討しました。選定の基準として重視したのが「予実管理の精緻化」と「操作性」、そして「現場への定着性」です。

先述したデータベース構造での予実管理は「DIGGLE」で実現可能なことがすぐに分かりました。

その他で「DIGGLE」を選んだ決め手は、エクセルに慣れているメンバーが多い中で、そのスキルや慣習をそのまま活用できると感じたからです。現場の事業責任者たちにとって新しいUIを一から覚えるのは負担になるので、「DIGGLE」画面のシンプルなUIへ直接入力ができる操作性は 非常に魅力的な点でした。年に一度しか作らない予算のために、その都度アプリケーションの操作方法を確認し直さなくても運用できる仕組みを作りたかったのです。

活用効果

グループ各事業の状態管理をする道具がようやく揃った

予実管理に焦点を合わせたときに「DIGGLE」導入前後でどのような変化がありましたか。

飯田：「DIGGLE」を導入した結果、子会社事業9社分の見込管理(グループ全体のローリングフォーキャスト)を行えるようになりました。これまでは、データの持ち方の問題で各子会社事業の予実がどのような要因でどれだけ増減したのかを追いきれない状態でしたが、現在はそれぞれの着地見込を隔週頻度で更新・分析できるようになっています。

また、DIGGLE上では権限設定がされているので計算式を壊される心配がなくなり、集計エラーの原因調査や「この数字は本当に合っているのか？」と考えるような心理的コストは大きく軽減しました。これは経営企画だけでなく、事業責任者たちにとってもストレスだったはずです。エクセルだと、セルを保護するためにロックをかけるシート全体の操作性が損なわれ、思い通りに使えなくなります。以前はそうした不自由さが少なからず業務進行に支障をきたしていたと感じます。

私は以前ゲーム会社に在籍していましたが、ゲームが面白いと感じる理由は「思ったとおりに動く」ことにあると思っています。たとえば上キーを押したのに横に動いてしまったら、途端にストレスを感じてしまいますよね。
「DIGGLE」は、入力担当者から特に不満の声もなく、スムーズに業務が進んでいるようなので、ユーザーの感覚どおりに自然に使えているシステムなのだと感じています。

寺戸：グループ内でも「導入をずっと楽しみにしていた」というメンバーもおり、導入当初から期待値の高さが伺えました。実際に運用が始まってからも「思っていたのと違う」という声はほとんどなく、非常にスムーズに回っています。

予実管理において、全員が同じものを見ながらストレスなくコミュニケーションが取れているということですね。

寺戸：はい。これまでは「予算の修正方法」や「エクセルの使い方」に関する初歩的な質問が多かったのですが、今はそうした問い合わせがなくなりました。その分「この数字の背景や根本原因はどこにあるのか」「この予算はどこへアロケーションするべきか」など、より本質的な議論に時間を使えるようになっています。

事業責任者の方々の反応はその他いかがですか。

飯田： DIGGLE担当者の方に実施いただいた社内向けの操作説明会の時から、「早く使ってみたい」と思っているメンバーが多かったようです。

つい先日も経理が月次決算を締めたタイミングで、事業責任者から「経理はもう締まっているが『DIGGLE』の更新はまだなのか」と問い合わせが来ました。「DIGGLE」に対する期待の大きさがうかがえると同時に、各事業の状態管理と意思決定をするための道具がようやく揃ったことを実感しました。

「DIGGLE」の 「freee会計とのAPI連携機能」で各子会社の連結管理も適切な粒度で行えるようになったと思いますが、どのような変化がありましたか。

飯田：まず勘定科目レベルで予実の入力ができるようになりました。今までは「原価」「販管費」といった大きな単位でしか管理できていませんでしたが、より細かい粒度で管理できるようになりました。これにより、数字の変動や予実差異が発生した際に、「どこの変数でギャップが起きているのか？」を追いにいけるようになっています。

寺戸：予実の確認作業については、従来よりも2営業日分も前倒しでできるようになりました。浮いた時間を他の業務や議論に充てられるようになったのは大きな変化です。

飯田：何より数字の信用性が高まったことで、私自身のストレスが激減しました。今までは正しい数字を出していても「間違っているのではないか」と思われることがあったのですが、それがなくなりました。

今後の期待

「導入後の定着まで1年はかかる」という予想を裏切った、手厚いハンズオン支援

今後「DIGGLE」に期待することはありますか。

飯田：実は「DIGGLE」の導入話を聞いた当初は「自分の仕事が増えそうだ」と身構えていました。

ましてや初めて触るシステムですから、思い通りの結果が得られなければ、その解消に何日も費やすことになります。「定着までに1年はかかるだろうし、かなりの負担になりそうだ」というのが正直なところでした。

しかし、いざ蓋を開けてみたら、DIGGLEのカスタマーサクセス担当者の方が非常に丁寧にハンズオンで伴走 してくださり、導入からわずか4か月ほどで運用が回り始めました。振り返ってみて、「なんでこんなに早く終わったんだ…？」と思ったのが正直な感想でした。このサポートの手厚さを、もっとアピールしないのはもったいないと感じるほどです。

そこのサポートは今後も引き続き期待させていただきたいですね。

本日はありがとうございました。